TRÍCH LỌC NÂNG CAO TRONG EXCEL

TRÍCH LỌC NÂNG CAO TRONG EXCEL

GIỚI THIỆU

Nếu dữ liệu bạn muốn trích lọc đòi hỏi các điều kiện phức tạp không thực hiện được bằng trích lọc tự động (Autofilter), bạn có thể dùng tính năng trích lọc nâng cao để thực hiện. Chức năng này nằm trong hộp thoại Advanced Filter.

Để mở hộp thoại Advanced Filter, chọn Data > Advanced

Với cách trích lọc nâng cao, bạn phải lập các tiêu chuẩn (điều kiện)  trong  một vùng tiêu chuẩn riêng biệt trên bảng tính. Excel sử dụng vùng tiêu chuẩn này để làm nguồn dữ liệu điều kiện trong thao tác trích lọc nâng cao.

 

DỮ LIỆU MẪU

Bảng sau đây là dữ liệu mẫu minh họa cho bài viết này

 

Có 2 cách tạo vùng tiêu chuẩn: Sử dụng phép so sánh và sử dụng hàm

Ví dụ: Lọc danh sách người bán mà tên có chứa ký tự thứ 2 là ‘u’.

Cách 1: Sử dụng phép so sánh

Vùng tiêu chuẩn cho ví dụ trên được tạo như hình bên dưới (vùng E2:E3)

Thao tác thực hiện trích lọc

Bước 1: Click vào một ô trong vùng dữ liệu cần trích lọc, trong ví dụ là vùng A6:C10

Bước 2: Chọn menu Data, trong nhóm Sort & Filter, click Advanced

Bước 3: Chọn 1 trong 2 lựa chọn sau để thấy kết quả trích lọc

+ Filter the list, in-place: Kết quả trích lọc sẽ nằm tại vùng dữ liệu cần trích lọc, ẩn đi các dòng không thỏa điều kiện lọc.

+ Copy to another location: Kết quả trích lọc sẽ nằm ở một vùng chỉ định trong bảng tính, vùng đó được khai báo trong khung Copy to (Nên khai báo vùng này có số cột bằng với vùng trích lọc, trong hình là vùng A13:C13)

 

Bước 4: Khung List range: Tự xuất hiện do đã thao tác bước 1. Khung Criteria range: Chính là vùng tiêu chuẩn đã tạo bao gồm cả tiêu đề, trong ví dụ là vùng E2:E3

Bước 5: Chọn OK. Bạn sẽ nhận được kết quả trích lọc tại vùng đã chỉ định

 

Những điểm quan trọng của vùng tiêu chuẩn

+ Tiêu đề cột của vùng tiêu chuẩn bắt buộc phải trùng với tiêu đề cột trong vùng cần trích lọc

+ Dùng những phép so sánh đơn giản (= ; > ; < ; >= ; <= ; <>) trên kiểu dữ liệu chuỗi và giá trị.

+ Kết quả của các ô điều kiện trong vùng tiêu chuẩn luôn hiển thị là một chuỗi hoặc một biểu thức so sánh.

+ Ô điều kiện được nhập theo cấu trúc: =”= entry ”, với entry là chuỗi ký tự hoặc giá trị.

 

Cách 2: Sử dụng hàm

Vùng tiêu chuẩn cho ví dụ trên được tạo như hình bên dưới (vùng F2:F3)

Thao tác thực hiện trích lọc: Thực hiện như các thao tác theo cách trên, ta có kết quả tương tự

 

Những điểm quan trọng của vùng tiêu chuẩn

+ Tiêu đề cột của vùng tiêu chuẩn bắt buộc không được trùng với tiêu đề cột nào trong vùng cần trích lọc

+ Hàm được sử dụng trong các ô điều kiện phải được áp dụng cho ô ở dòng dữ liệu đầu tiên của vùng trích lọc

+ Kết quả của các ô điều trong vùng tiêu chuẩn luôn phải là TRUE hoặc FALSE

 

CÁC ĐIỀU KIỆN KẾT HỢP KHÁC NHAU TRONG VÙNG TIÊU CHUẨN

1) Nhiều điều kiện trong cùng một cột, bất kỳ điều kiện nào trong các điều kiện đúng

Ví dụ: Trích lọc danh sách các dòng thỏa: Người bán tên “Dung” hoặc tên “Đại”

Biểu thức logic: (Người bán = “Dung” OR Người bán = “Đại”)

Vùng tiêu chuẩn tạo trong Excel

Kết quả trích lọc

2) Nhiều điều kiện trong nhiều cột, tất cả các điều kiện đều đúng

Ví dụ: Trích lọc danh sách các dòng thỏa: loại sản phẩm là Nông sản và Doanh thu lớn hơn 1000

Biểu thức logic: (Loại sản phẩm = “Nông sản” AND Doanh thu > 1000)

Vùng tiêu chuẩn tạo trong Excel

Kết quả trích lọc

3) Nhiều điều kiện trong nhiều cột, bất kỳ điều kiện nào trong các điều kiện đúng

Ví dụ: Trích lọc danh sách các dòng thỏa: Loại sản phẩm là Nông sản hoặc Người bán là Bình

Biểu thức logic: (Loại sản phẩm = “Nông sản” OR Người bán = “Bình”)

Vùng tiêu chuẩn tạo trong Excel

Kết quả trích lọc

4) Nhiều tập điều kiện trong cùng một cột

Ví dụ: Trích lọc danh sách các dòng thỏa: Doanh thu lớn hơn 6000 nhưng nhỏ hơn 6500, hoặc Doanh thu nhỏ hơn 500

Biểu thức logic: ( (Doanh thu >6000 AND Doanh thu <6500) OR Doanh thu < 500 )

Vùng tiêu chuẩn tạo trong Excel

Kết quả trích lọc

5) Nhiều tập điều kiện, mỗi tập nằm trong nhiều cột

Ví dụ: Trích lọc danh sách các dòng thỏa: Người bán tên Dung có Doanh thu lớn hơn 3000 hoặc Người bán tên Bình có Danh thu lớn hơn 1500

Biểu thức logic: ( (Người bán = “Dung” AND Doanh thu >3000)  OR (Người bán = “Bình” AND Doanh thu >1500) )

Vùng tiêu chuẩn tạo trong Excel

Kết quả trích lọc

 

 

Trích lọc nâng cao giúp cho người dùng linh hoạt hơn trong việc sử dụng các điều kiện để lọc ra danh sách các bản ghi theo ý muốn. Làm việc với vùng tiêu chuẩn trong trích lọc nâng cao nhiều, người sử dụng sẽ có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc sử dụng nhóm hàm cơ sở dữ liệu của Excel.

 

Bình luận

avatar